Villkor och personuppgiftshantering

UCS OneDo AB – From Complexity to Clarity

Org.nr 559520-9585 · Teknikringen 4 A, 583 30 Linköping · Senast uppdaterad 2026-09-13

Dessa villkor gäller för samtliga tjänster som UCS OneDo AB ("UCS OneDo") levererar till kund, inklusive implementation, konfiguration, utveckling, support, underhåll och uppgradering av affärssystemet Odoo. Villkoren utgör en integrerad del av offert, avtal och beställning mellan parterna.

1. Förteckning över underbiträden

Nedan förtecknas de underbiträden som UCS OneDo AB använder vid behandling av personuppgifter.

Underbiträde	Funktion	Lagring / överföring
Odoo S.A. Belgien	Leverantör av affärssystemet Odoo. Hosting och drift av kunddatabaser (Odoo Online / Odoo.sh), backup, uppgraderingar samt andra linjens support.	EU/EES (Belgien/Tyskland) enligt vald hostingregion. Vid kundens val av hostingregion utanför EU/EES sker överföring med stöd av standardavtalsklausuler (SCC).
UCS IT Solutions AB Sverige	IT-drift, serverdrift, backup, lagring, support och infrastrukturtjänster.	Sverige/EU
Microsoft Ireland Operations Ltd Irland	Molntjänster, e-post, dokumenthantering och samarbetsverktyg (Microsoft 365/Azure).	EU/EES; eventuell behandling i tredje land enligt standardavtalsklausuler (SCC). EU Data Boundary tillämpas för Microsoft 365.
Anthropic PBC (Claude) USA	AI-verktyg för strukturering, konvertering och validering av affärsdata vid implementation och migrering, exempelvis kund-, leverantörs- och CRM-register. Omfattar kontaktuppgifter till fysiska personer i affärssammanhang.	USA. Överföring sker med stöd av standardavtalsklausuler (SCC). Inmatade uppgifter används inte för träning av leverantörens modeller.
OpenAI Ireland Ltd (ChatGPT) Irland	AI-verktyg för strukturering, konvertering och validering av affärsdata vid implementation och migrering, exempelvis kund-, leverantörs- och CRM-register. Omfattar kontaktuppgifter till fysiska personer i affärssammanhang.	Irland (avtalspart för EU/EES); behandling kan ske i USA. Överföring sker med stöd av standardavtalsklausuler (SCC). Inmatade uppgifter används inte för träning av leverantörens modeller.

2. Personuppgiftsbiträdesavtal

Definitioner

Behandling – all hantering av personuppgifter såsom insamling, registrering, ändring, lagring, bearbetning, användning och radering, både automatiskt och manuellt.

Personuppgift – upplysning som avser identifierbar person.

Personuppgiftsansvarig – part som bestämmer syftena och metoderna för behandling av personuppgifter.

Personuppgiftsbiträde – part som behandlar personuppgifter för personuppgiftsansvarigs räkning.

Registrerad – den privatperson vars personuppgifter behandlas.

Tredje land – en stat som inte ingår i Europeiska unionen eller är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

Underbiträde – biträde till personuppgiftsbiträdet.

I detta avtal är Kunden personuppgiftsansvarig och UCS OneDo AB personuppgiftsbiträde.

Syfte

Avtalet krävs för att kunna utföra avtalat uppdrag inom implementation, konfiguration, utveckling, dataimport, support, underhåll och uppgradering av affärssystemet Odoo, då dessa åtaganden innebär att UCS OneDo AB kan komma att hantera personuppgifter i Kundens system.

Detta avtal ska tolkas i enlighet med artikel 28 i dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679) och ska tillse att gällande regelverk efterlevs avseende behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlas

Då uppdrag inom implementation, support och underhåll av Odoo innebär åtkomst till Kundens databas och de uppgifter som finns däri, sammanställs de uppgifter som kan förekomma i bilagan nedan tillsammans med art, syfte och typer av behandlingar.

Personuppgiftsansvarigs ansvar

Personuppgiftsansvarig är skyldig att efterleva dataskyddsförordningen angående behandling av personuppgifter. Det är personuppgiftsansvariges ansvar att uppgifterna överlämnas till personuppgiftsbiträdet på ett säkert sätt och att tillhandahålla instruktioner för hur uppgifterna ska behandlas. Personuppgiftsansvarig ska stå för alla kostnader och utgifter som uppkommer med anledning av att den personuppgiftsansvarige ändrar eller meddelar nya instruktioner.

Personuppgiftsbiträdets ansvar

Personuppgiftsbiträdet är skyldigt att dokumentera och efterleva instruktioner från personuppgiftsansvarig samt iaktta tillåten personuppgiftshantering i enlighet med gällande regelverk. Det är även personuppgiftsbiträdets ansvar att bistå med information så att skyldigheterna enligt GDPR artikel 32–36 efterlevs, med beaktande av typen av behandling samt den information personuppgiftsbiträdet har att tillgå.

Säkerhet och sekretess

Personuppgiftsbiträdet ansvarar för att säkerheten där personuppgifter behandlas på uppdrag av personuppgiftsansvarig sköts på ett sådant sätt att tillräcklig säkerhetsnivå erhålls enligt GDPR artikel 32. Detta avser både digital förvaring i form av servrar samt förvaring av fysiska originalhandlingar och rutiner för behandling. Rättigheterna begränsas även internt hos personuppgiftsbiträdet så att enbart personal vars uppgift är att behandla uppgifterna för personuppgiftsansvarig kommer att ha tillgång till dem.

Personuppgiftsbiträdet är även skyldigt att säkerställa att personal som får tillgång till personuppgiftsansvariges personuppgifter omfattas av sekretessförbindelse. Denna sekretessförbindelse ska även gälla efter avtalets upphörande.

Insyn för granskning

Personuppgiftsansvarig har i sin roll rätt att säkerställa att personuppgiftsbiträdet efterlever sina skyldigheter och vidtagit de åtgärder som krävs för att dessa fullföljs. Personuppgiftsbiträdet förbinder sig därför att bistå med den information som krävs för att göra denna granskning.

Anlitande av underbiträde

Personuppgiftsbiträdet får anlita underleverantör för att behandla personuppgifter. Aktuella underbiträden framgår av förteckningen ovan. Detta ska ses som ett allmänt skriftligt förhandstillstånd. Personuppgiftsbiträdet kan komma att använda AI-baserade verktyg för strukturering, konvertering och validering av affärsdata i samband med uppdraget, exempelvis vid migrering av kund-, leverantörs- och CRM-register från personuppgiftsansvariges tidigare system. Sådan behandling sker under personuppgiftsbiträdets kontroll och den leverantör som anlitas anges som underbiträde i förteckningen över underbiträden ovan.

Andra personuppgiftsbiträden till personuppgiftsansvarig

Ifall personuppgiftsansvarig tillhandahåller egen underleverantör, såsom serverlösning eller molntjänst, som personuppgiftsbiträdet har tillgång till, måste personuppgiftsansvarig se till att det finns personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga sådana leverantörer samt att deras säkerhet är tillräcklig.

Registrerades rättigheter

Personuppgiftsbiträdet ska hantera data så att personuppgiftsansvarig kan svara på enskild registrerads begäran om att få utöva sin rättighet i form av registerutdrag, rättning, ändring och radering.

Överföring till tredje land

Personuppgiftsbiträdet får inte överföra personuppgifter som tillhör personuppgiftsansvarig till tredje land utan att personuppgiftsansvarig lämnat tillstånd på förhand, utöver vad som framgår av förteckningen över underbiträden. Sker sådan överföring ska den ske med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) eller annan giltig överföringsmekanism, och parterna ska dessförinnan säkerställa att tillräcklig skyddsnivå för personuppgifter upprätthålls.

Incidenter

Personuppgiftsbiträdet ska vid konstaterad eller misstänkt personuppgiftsincident, såsom obehörig tillgång, felaktig ändring, ofullständig radering eller annan otillåten behandling, undersöka incidenten, vidta åtgärder för att förhindra upprepning samt meddela personuppgiftsansvarig med en skriftlig rapport utan dröjsmål. Rapporten ska innehålla beskrivning av incidenten, vilka personuppgifter som berörts, vilka åtgärder som vidtagits för att undvika upprepning samt kontaktuppgifter där ytterligare information kan erhållas. Om incidenten orsakat att den registrerades rättigheter och friheter påverkats ska den personuppgiftsansvarige följa GDPR artikel 34. Det är också personuppgiftsansvariges ansvar att anmäla personuppgiftsincident enligt GDPR artikel 33.

Ändringar och tillägg

Ändring och tillägg i detta avtal ska vara skriftliga och undertecknade av båda parter.

Avtalstid och upphörande

Detta avtal gäller från avtalsdagen och ska därefter gälla till dess att personuppgiftsbiträdet upphör att behandla personuppgifter för personuppgiftsansvarigs räkning. Vid upphörande av avtal är personuppgiftsbiträdet skyldigt att lämna tillbaka samt radera de uppgifter detta avtal ger dem rätt att behandla.

Bilaga – Beskrivning av behandlingen

Art och ändamål

För att fullgöra skyldigheter enligt uppdragsavtal mellan parterna avseende implementation, konfiguration, utveckling, dataimport, support, underhåll och uppgradering av affärssystemet Odoo.

Typer av personuppgifter

Kontaktuppgifter såsom namn, e-post och telefonnummer till kundens användare och kontaktpersoner. Uppgifter som förekommer i kundens Odoo-databas, exempelvis kund- och leverantörskontakter, användarkonton och behörigheter, faktureringsinformation samt bilagor och offerter där personnamn förekommer. Beroende på vilka applikationer kunden använder kan även personaluppgifter förekomma, såsom anställningsuppgifter, tidrapportering, närvaro, lönerelaterade uppgifter och bankkontonummer.

Personuppgifterna kan komma att inkludera känsliga uppgifter i den mån sådana överlämnas av eller finns registrerade av personuppgiftsansvarig. Hanteringen sker med stöd av artikel 9.2 a, b och f i GDPR.

Kategorier av registrerade

Anställda hos personuppgiftsansvarig, användare av systemet, kunder som är privatpersoner, anställda och medlemmar hos kunder, leverantörer, samarbetspartners samt andra kategorier som den personuppgiftsansvarige beslutar.

Behandlingar av personuppgifter

Insamling, lagring, organisering, överföring, samkörning, statistik, gallring och radering.

Bevarande av personuppgifter

Enligt personuppgiftsansvariges policy och instruktioner.

3. Allmänna villkor

Begränsning i UCS OneDo AB:s åtaganden

UCS OneDo AB:s åtaganden enligt avtalet är villkorade av att Kunden fullgör sina åtaganden, att månadsavgift betalas samt att övriga enligt avtalet utfallande avgifter erläggs. I den mån Kunden vid något tillfälle inte fullgör nämnda skyldigheter äger UCS OneDo AB rätt att upphöra med, eller underlåta att påbörja, sina åtaganden.

Om UCS OneDo AB:s åtaganden påverkas eller upphör enligt föregående punkt inverkar detta inte på Kundens skyldighet att erlägga den fasta månadsavgiften eller annan avgift eller betalning som utgår enligt avtalet.

Överlåtelse

Kunden får inte överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet utan skriftligt samtycke från UCS OneDo AB.

UCS OneDo AB:s ansvar för fel eller brist

Fel eller brist i av UCS OneDo AB utfört arbete ska med den skyndsamhet som omständigheterna kräver avhjälpas av UCS OneDo AB efter Kundens reklamation. Reklamationen ska innehålla detaljerade upplysningar om hur felet eller bristen yttrar sig. Kostnader för avhjälpande bärs av UCS OneDo AB. Har UCS OneDo AB efter skriftlig påminnelse från Kunden inte fullgjort sina skyldigheter äger Kunden rätt till nedsättning av månadskostnaden. Krav på nedsättning ska ha framförts senast en (1) månad efter utgången av den period för vilken ersättning begärs. Om UCS OneDo AB trots skriftlig påminnelse inte fullgör sina skyldigheter äger Kunden rätt att skriftligen säga upp avtalet med omedelbar verkan. Säger Kunden upp avtalet enligt denna punkt har Kunden rätt att kräva skadestånd med den begränsning som framgår av punkterna 5–8.

Ansvarsbegränsning

UCS OneDo AB:s sammanlagda skadeståndsansvar gentemot Kunden är, oavsett grund, begränsat till ersättning för direkt skada med ett belopp motsvarande de avgifter Kunden erlagt för den tjänst som skadan hänför sig till under de tolv (12) månader som närmast föregick den händelse som orsakade skadan.

UCS OneDo AB ansvarar inte i något fall för indirekt skada eller följdskada, såsom utebliven vinst, uteblivna besparingar, produktionsbortfall, förlorade intäkter, förlust eller förvanskning av data, förlorad goodwill eller krav från tredje man.

UCS OneDo AB ansvarar inte för fel, avbrott eller brister i produkter och tjänster som tillhandahålls av tredje part, såsom programvara och hosting från Odoo S.A., tredjepartsappar, integrationer eller Kundens egna system och leverantörer. UCS OneDo AB bistår dock Kunden med att anmäla och följa upp sådana fel hos berörd leverantör.

Begränsningarna i punkterna 5–7 gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, eller vid brott mot avtalets bestämmelser om sekretess.

Reklamation och preskription

Kunden är skyldig att inom femton (15) dagar från det att ett kontraktsbrott från UCS OneDo AB:s sida, inklusive sådant som beror på förseningar eller fel, har upptäckts eller rimligen borde ha upptäckts, framföra sina klagomål skriftligen. Sker inte reklamation i rätt tid och på i avtalet föreskrivet sätt förlorar Kunden rätten att göra gällande påföljd med anledning av kontraktsbrottet. Kundens rätt att göra gällande anspråk på ersättning enligt avtalet upphör under alla förhållanden sex (6) månader efter att den enskilda åtgärden avslutats av UCS OneDo AB.

Säkerhet och sekretess

10.

UCS OneDo AB ska vidta nödvändiga åtgärder för att följa av Kunden skriftligen redovisade säkerhetsföreskrifter. Om de säkerhetsföreskrifter som tillhandahålls av Kunden efter avtalets ingående medför ökade kostnader ska UCS OneDo AB kompenseras för detta eller äga rätt till jämkade villkor. Ingendera parten får utan motpartens godkännande lämna ut handlingar till tredje man, eller på annat sätt återge uppgifter, vilka rör interna förhållanden hos motparten i annan utsträckning än vad som erfordras för avtalets genomförande. Sekretesskyldigheten gäller inte för sådan information som part kan visa har blivit känd för denne på annat sätt än genom uppdraget eller som är allmänt känd. Sekretesskyldigheten gäller även efter det att avtalet i övrigt upphört att gälla, oavsett anledning därtill.

Immateriella rättigheter

11.

Samtliga immateriella rättigheter till programvara, moduler, appar, konfigurationer, dokumentation och annat material som UCS OneDo AB utvecklar eller tar fram inom ramen för avtalet tillhör UCS OneDo AB. Kunden erhåller en icke-exklusiv, icke-överlåtbar rätt att använda resultatet i sin egen verksamhet, förutsatt att Kunden fullgjort sina betalningsskyldigheter enligt avtalet. Kunden får inte utan UCS OneDo AB:s skriftliga medgivande kopiera, vidareutveckla, sälja, licensiera eller på annat sätt tillgängliggöra resultatet för tredje part. Kundens egna data och det innehåll Kunden för in i systemet tillhör Kunden. Rättigheter till Odoos standardprogramvara och till tredjepartsappar regleras av respektive leverantörs licensvillkor.

Förbud mot att anställa konsulten

12.

Kunden får inte, varken direkt eller indirekt, anställa eller på annat sätt knyta till sig personal från UCS OneDo AB under avtalstiden och i sex (6) månader därefter. Detta gäller både nuvarande personal och personal som slutat under de senaste sex månaderna. Undantag gäller om Kunden enligt lagen (2012:854) om uthyrning av arbetstagare måste erbjuda konsulten anställning.

Om Kunden bryter mot detta ska Kunden betala ett vite om 200 000 kr till UCS OneDo AB. Alternativt kan UCS OneDo AB begära skadestånd för den faktiska skadan. Detta påverkar inte andra rättigheter UCS OneDo AB har vid kontraktsbrott.

Force majeure

13.

Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt avtalet om underlåtenheten har sin grund i en omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde ha förutsett eller undvikit, och som förhindrar eller väsentligt försvårar fullgörandet. Som sådan omständighet ska anses bland annat myndighetsåtgärd eller ny lagstiftning, arbetskonflikt, krig eller terrorhandling, naturkatastrof, brand, omfattande sjukdomsspridning, avbrott i allmänna kommunikationer, el- eller internetförsörjning, omfattande cyberangrepp samt fel eller avbrott hos underleverantör som beror på någon av dessa omständigheter. Part ska utan dröjsmål underrätta motparten om att sådan omständighet inträffat samt när den upphört.

14.

Har avtalets fullgörande till väsentlig del förhindrats under längre tid än tre (3) månader på grund av omständighet enligt punkt 13 har vardera parten rätt att skriftligen säga upp avtalet utan skyldighet att utge ersättning till motparten. Befrielse enligt punkt 13 påverkar inte Kundens skyldighet att betala för tjänster som redan levererats.

Ändringar av villkor

15.

Med undantag för vad som uttryckligen anges i avtalet ska ändringar eller tillägg till avtalet, för att vara bindande, vara skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av båda parter.

Tvist

16.

Eventuell tvist ska i första hand lösas i samförstånd mellan parterna. Om parterna inte kan enas avgörs tvisten i allmän domstol med Linköpings tingsrätt som första instans.

Betalning och priser

17.

Betalning av månadskostnad sker månadsvis med fakturering i förskott. Övriga kostnader betalas enligt löpande räkning med fakturering per den sista i månaden. Vid påminnelse utgår lagstadgad påminnelseavgift. Vid dröjsmål med betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635) med gällande referensränta + 8 procentenheter från förfallodagen tills full betalning sker. Vi tillämpar en minimidebitering om 15 minuter på våra tjänster. Samtliga priser anges exklusive moms. Betaltiden är 20 dagar från fakturadatum.

Prisjustering

18.

UCS OneDo AB har rätt att justera priserna en gång per kalenderår. Sådan justering meddelas Kunden skriftligen minst en (1) månad innan den träder i kraft och baseras på förändringen i Statistiska centralbyråns arbetskostnadsindex för tjänstemän, privat sektor (AKI), eller motsvarande index om detta upphör att publiceras.

19.

Prisjustering utöver vad som anges i punkt 18 ska meddelas Kunden skriftligen minst tre (3) månader innan den träder i kraft. Innebär en sådan justering en höjning med mer än tio (10) procent har Kunden rätt att skriftligen säga upp berörd tjänst till den dag höjningen träder i kraft. Prisändringar som beror på ändrade priser hos tredjepartsleverantör, exempelvis licens- och hostingavgifter från Odoo S.A., får dock genomföras med motsvarande belopp från den dag de träder i kraft hos leverantören.

Marknadsföring och nyhetsbrev

20.

Genom att godkänna dessa allmänna villkor samtycker Kunden till att ta emot information och nyhetsbrev från UCS OneDo AB. Utskicken kan innehålla nyheter, erbjudanden, systemuppdateringar samt annan relevant information om UCS OneDo AB:s tjänster. Kunden kan när som helst avregistrera sig via en länk i utskicket eller genom att kontakta info@ucsonedo.se.

Kundreferenser

21.

Vi berättar gärna om de samarbeten vi är stolta över. UCS OneDo AB får därför ange Kunden som referenskund och använda Kundens företagsnamn och logotyp i marknadsföringsmaterial, exempelvis på webbplats, i presentationer och i tryckt material. Användningen sker alltid med respekt för Kundens varumärke och utan att röja konfidentiell information. Vid mer omfattande användning, såsom kundcase, intervju, filmat material eller pressmeddelande, inhämtar vi Kundens godkännande i förväg. Kunden kan när som helst meddela att företagsnamn eller logotyp inte längre får användas, varvid UCS OneDo AB upphör med användningen i nyproducerat material.

Användning av AI-verktyg

22.

UCS OneDo AB använder AI-baserade verktyg som stöd vid bearbetning av affärsdata i samband med implementation och migrering, exempelvis vid strukturering, konvertering, tvättning och validering av kund-, leverantörs- och artikelregister samt CRM-data från Kundens tidigare system. Verktygen används som arbetsredskap under UCS OneDo AB:s kontroll och ersätter inte konsultens granskning. Resultatet kontrolleras alltid av konsult innan det förs in i Kundens produktionsmiljö.

23.

Sådan affärsdata kan innehålla kontaktuppgifter till fysiska personer, exempelvis namn, befattning, e-postadress och telefonnummer till kontaktpersoner hos Kundens kunder och leverantörer. Behandlingen begränsas till vad som är nödvändigt för att genomföra uppdraget. UCS OneDo AB använder enbart företagsabonnemang där leverantören enligt avtal är förhindrad att använda inmatade uppgifter för träning eller utveckling av sina modeller.

24.

Utan Kundens föregående skriftliga godkännande behandlas inte följande i AI-verktyg: personaluppgifter och lönedata, känsliga personuppgifter enligt artikel 9 GDPR såsom uppgifter om hälsa eller facklig tillhörighet, personnummer, uppgifter om lagöverträdelser samt kontouppgifter och andra betalningsuppgifter hänförliga till fysiska personer.

Avtalstid och uppsägning

25.

Om ingen av parterna sagt upp avtalet fortsätter avtalet löpande med en uppsägningstid om minst två (2) månader. Abonnemang med bindningstid kan inte sägas upp senare än två (2) månader före abonnemangets sista datum.

Version 1.3 – gäller från 2026-09-13

Observera att de villkor som gäller för ert avtal kan avvika från villkoren i detta dokument. Det är den version av de allmänna villkoren som gällde vid signeringstillfället som är tillämplig på ert avtal, om inte annat skriftligen överenskommits. Kontakta oss på info@ucsonedo.se om ni vill ta del av en tidigare version. Aktuell version finns alltid på www.ucsonedo.se/terms.

UCS OneDo AB · Teknikringen 4 A, 583 30 Linköping · 070-739 65 94 · info@ucsonedo.se · www.ucsonedo.se